¿Cómo organizar una asamblea de propietarios exitosa?

Cada año, las asambleas de propietarios son el espacio clave para tomar decisiones sobre la administración, el mantenimiento y la convivencia dentro de la propiedad horizontal. Sin embargo, una mala organización puede hacer que estas reuniones se extiendan innecesariamente, se generen desacuerdos o, peor aún, que los propietarios no asistan, afectando el desarrollo y futuro del conjunto residencial.

Para evitar estos inconvenientes y garantizar que la asamblea sea productiva y efectiva, aquí le compartimos seis claves que le ayudarán a planear una reunión exitosa.

1. Convocatoria a la asamblea de propietarios, el primer paso para el éxito

De acuerdo con la Ley 675 de 2001, las asambleas deben ser convocadas con al menos 15 días calendario de anticipación. Lo ideal es utilizar diferentes canales de comunicación para asegurarse que todos los propietarios reciban la notificación:

• Correo electrónico
• Avisos en zonas comunes
• Grupos de mensajería (WhatsApp o similares)
• Tableros o carteleras informativas en la propiedad

Además, estas reuniones deben realizarse “dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal”. Por lo que sería máximo hasta el 31 de marzo, según lo estipula la normativa vigente en el artículo 39 de la ley 675.

2. Información clara y completa en la asamblea de propietarios

Una asamblea bien organizada comienza con una convocatoria que incluya toda la información relevante. Asegúrese de que en el comunicado se indiquen los siguientes datos:

• Fecha
• Hora
• Lugar (o enlace, si es virtual)
• Orden del día

Además, es recomendable anexar el formato de poder para que quienes no puedan asistir designen a un representante. Tenga en cuenta que a una asamblea deben asistir:

• Propietarios de los bienes privados o sus apoderados en caso que el administrador no pueda asistir.
• El administrador
• Revisor fiscal (si aplica). No todas las copropiedades cuentan con uno
• Consejo de administración
• Otros: dependiendo de la necesidad del conjunto se pueden tener invitados que presenten ofertas de bienes o servicios a la copropiedad que requieren aprobación de la asamblea

3. Organización impecable: clave para una asamblea de propietarios

La logística es un aspecto fundamental para que todo fluya con tranquilidad. Si la reunión es presencial, revise aspectos como:

• Espacio adecuado para la cantidad de asistentes
• Control de ingreso y registro de participantes
• Equipos de sonido y proyección si es necesario

Por otro lado, si la asamblea es virtual, es importante contar con una plataforma que permita:

• Verificación del quórum
• Mecanismos de participación y votación
• Compartir documentos en tiempo real

Según la Ley 675 de 2001, es obligación de la administración garantizar que la reunión pueda desarrollarse sin barreras de acceso a la información, lo que en el caso de las asambleas virtuales implica asegurar que la plataforma elegida sea accesible y comprensible para todos los participantes.

4. Transparencia con los documentos de soporte

Para que los propietarios tomen decisiones informadas, el administrador debe compartir con anticipación todos los documentos relevantes, entre ellos:

• Estados financieros del último periodo
• Propuestas de inversión o cambios en el reglamento
• Informes de gestión

Tener acceso a esta información evita confusiones y permite que la asamblea se enfoque en la toma de decisiones en lugar de en la lectura de documentos extensos.

5. Respeto y cordialidad, la clave para una reunión fluida

Las asambleas pueden volverse tensas cuando hay desacuerdos, pero mantener un ambiente de respeto y diálogo es esencial.

El Presidente de la Asamblea debe actuar como moderador, asegurando que las intervenciones sean ordenadas y equilibradas.

Reglas básicas para una reunión armoniosa:

• Permitir que todos los asistentes se expresen, sin interrupciones.
• Evitar tonos agresivos o descalificaciones.
• Fomentar el debate con argumentos claros y respetuosos.

Según la Superintendencia de Notariado y Registro, el administrador y el presidente de la asamblea tienen la función de garantizar que el desarrollo de la reunión cumpla con el reglamento interno y con la Ley 675 de 2001.

6. Manejo eficiente del tiempo: reuniones ágiles y productivas

El tiempo en una asamblea es un recurso valioso. Un encuentro interminable puede generar desinterés y afectar la participación en futuras reuniones.

• Establezca tiempos límite para cada intervención.
• Priorice los temas clave en el orden del día.
• Evite discusiones innecesarias que desvíen el propósito de la asamblea.

Una reunión organizada y eficiente no solo fortalece la comunidad, sino que permite que los propietarios se sientan tranquilos y respaldados en las decisiones que afectan su hogar.

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Dato interesante: según el Censo Inmobiliario de Bogotá para 2024, el 68,3% del total de predios se encuentran en propiedad horizontal, evidenciando la importancia de estas reuniones en la vida urbana. De manera que le invitamos a poner en práctica estos consejos para que pueda planear con éxito su próxima asamblea de propietarios. 

Recuerde que en la Asamblea se abordan temas fundamentales para la copropiedad, como el presupuesto para el seguro de zonas comunes, que es obligatorio para todas las propiedades horizontales. En Seguros Bolívar, contamos con una solución diseñada para proteger su copropiedad y brindarle tranquilidad. Conozca más aquí. Cuando se trata de salvaguardar su hogar y su patrimonio, pensamos en usted.

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