Requisitos para convocar una asamblea extraordinaria para propiedad horizontal

En una copropiedad, la convivencia y la toma de decisiones colectivas son esenciales para mantener un ambiente armonioso y una buena administración. Por eso, cuando surgen situaciones que requieren atención urgente o decisiones fuera de las habituales, es posible convocar una asamblea extraordinaria.

A diferencia de la asamblea ordinaria, no existe una fecha fija para realizarla. La ley permite convocarla en cualquier momento del año y tantas veces como sea necesario, siempre que se cumplan ciertos requisitos legales y formales.

Desde Seguros Bolívar le contamos qué debe tener en cuenta para convocar una asamblea extraordinaria en su conjunto y cómo hacerlo de forma correcta y eficiente, garantizando la participación y el bienestar de su comunidad.

¿Qué es una asamblea extraordinaria?

En Colombia, una asamblea extraordinaria es una reunión de los copropietarios de un conjunto residencial o edificio convocada para tratar asuntos urgentes o de interés común que no pueden esperar a la asamblea ordinaria.

Entre los temas más frecuentes que se abordan en este tipo de reuniones se encuentran:

• Modificaciones a los reglamentos internos.
• Aprobación de presupuestos adicionales o imprevistos.
• Obras de mantenimiento o reparaciones de emergencia.
• Toma de decisiones sobre proyectos especiales o conflictos internos.

Estas asambleas están reguladas por la Ley 675 de 2001, la cual define los procedimientos, el quórum necesario y las condiciones que garantizan la validez de las decisiones tomadas.

¿Cuándo y quién puede convocarla?

Una asamblea extraordinaria puede realizarse en cualquier momento del año, incluso antes o después de la asamblea ordinaria.

Esto significa que tanto los órganos de administración como los propios copropietarios tienen la facultad de solicitar una asamblea extraordinaria cuando las circunstancias lo ameriten.

Pasos para convocar una asamblea extraordinaria

Convocar correctamente una asamblea extraordinaria es clave para evitar errores que puedan invalidar las decisiones tomadas. Estos son los pasos principales:

1. Notificación formal de la asamblea

La citación debe enviarse a todos los propietarios de forma clara, precisa y con suficiente antelación. Puede hacerse a través de correo electrónico, comunicación escrita o cartelera informativa en las zonas comunes.

La convocatoria debe incluir:

• Fecha, hora y lugar de la reunión.
• Orden del día o temas a tratar.
• Firma del responsable que convoca.

Aunque la Ley 675 de 2001 no establece un tiempo mínimo para el envío de la citación, es recomendable hacerlo con al menos cinco días calendario de anticipación, o conforme lo establezca el reglamento de la copropiedad.

2. Agenda clara y orden del día

Aunque no es obligatorio adjuntar el orden del día, sí es una buena práctica hacerlo. Esto permite a los copropietarios prepararse con tiempo y tomar decisiones informadas.

El orden del día debe incluir solo los temas que se discutirán en la reunión, ya que no se pueden modificar ni añadir nuevos asuntos una vez iniciada la asamblea.

3. Medio y lugar de la asamblea

La asamblea puede realizarse de manera presencial o virtual, según lo determine la administración. Lo importante es garantizar que todos los propietarios tengan acceso y puedan participar.

Para que las decisiones sean válidas, se requiere la asistencia de más de la mitad del coeficiente total de propiedad. Además, según el artículo 45 de la Ley 675 de 2001, las decisiones deberán contar con el voto favorable de la mitad más uno de los asistentes.

Recomendaciones para una convocatoria efectiva de asamblea

• Envíe la citación a la última dirección registrada de cada copropietario. No hacerlo podría invalidar la convocatoria.
• Evite publicar la citación únicamente en la cartelera del conjunto o en los casilleros. Según la Ley 675 de 2001, debe enviarse a cada propietario por separado.
• Explique con claridad los objetivos de la asamblea para fomentar la participación y evitar confusiones.
• Mantenga actualizado el libro de propietarios, con los datos de contacto y coeficientes correspondientes.
• Promueva la participación y el diálogo respetuoso durante la asamblea; esto fortalecerá la convivencia y la confianza en la administración.

Tecnología al servicio de la propiedad horizontal

Hoy la tecnología es una gran aliada para la administración de conjuntos y edificios. Gracias a herramientas digitales, los administradores pueden convocar asambleas virtuales, enviar invitaciones personalizadas y compartir la citación en plataformas en línea, facilitando la participación de todos los copropietarios, incluso de aquellos que no pueden asistir de manera presencial.

Mantener una base de datos actualizada de propietarios y centralizar la información en medios digitales ayuda a evitar errores logísticos, optimizar el tiempo y fortalecer la comunicación dentro de la comunidad.

Tranquilidad para su copropiedad con Seguros Bolívar

Convocar y gestionar correctamente una asamblea es clave para tomar decisiones informadas y cuidar el patrimonio común. Pero también es importante proteger los bienes, las zonas comunes y las responsabilidades de su edificio o conjunto.

Con el Seguro para Copropiedades de Seguros Bolívar, su comunidad cuenta con respaldo ante eventualidades que pueden poner en riesgo la armonía de los copropietarios y residentes. Además, ofrecemos asesoría experta y acompañamiento en la gestión de siniestros, para que los propietarios sepan que su inversión está protegida.

En Seguros Bolívar, creemos que la tranquilidad también se construye en comunidad. Por eso, nuestras soluciones para copropiedades están pensadas para cuidar el bienestar de todos, con un servicio cercano, confiable y oportuno.

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