Checklist para empresas exportadoras: documentos, seguros y buenas prácticas logísticas

Empecemos por el inicio, las empresas exportadoras necesitan cumplir con varios requisitos para llevar a cabo un proceso de exportación exitoso. Desde Seguros Bolívar le contamos qué debe tener en cuenta para garantizar los procesos de su operación en negocios internacionales.

Documentación, parte esencial para las empresas exportadoras

Para esto es fundamental contar con la documentación adecuada. En Colombia, las empresas exportadoras deben asegurarse de tener los siguientes documentos:

1- Factura comercial: Este documento es esencial, ya que detalla la transacción entre el vendedor y el comprador, incluyendo la descripción de los bienes, cantidades y precios. Asegúrese de poner su término de negociación Incoterm, agregando el lugar y la versión que desea usar, por ejemplo, (FCA Bogotá, Incoterms 2020, CPT Miami Incoterms 2020, etc), y ojalá la partida arancelaria por lo menos con 4 dígitos, así como el método de pago que usará (si es a crédito o avance, etc)

2- Lista de empaque: Proporciona un desglose detallado de los productos incluidos en el envío, facilitando la verificación en aduanas. Piense en las listas de empaque como si usted mismo estuviera desembalando la mercancía.

3- Certificado de origen: Este documento certifica el país de origen de los productos, lo cual es crucial para determinar los aranceles y poder aprovechar los beneficios en los casos en que aplican tratados o acuerdos de libre comercio. 

No olvide estos documentos:

4- Documento de embarque: El contrato de transporte genera un documento que lo requerimos para exportar y para el cliente en el exterior. No siempre será un conocimiento de embarque negociable (bill of lading), puede ser uno no negociable tipo seawaybill, es decir asegúrese de negociar el tipo de documento que emitirá su transportador. 

5- Licencia de exportación: Dependiendo del tipo de mercancía, puede ser necesario obtener una licencia específica que autorice la exportación. No cierre un negocio sin tener claras las formalidades específicas de su posición arancelaria. 

6- Certificado de inspección o Vistos Buenos Para ciertos productos, especialmente alimentos y farmacéuticos, se requiere un certificado que garantice que cumplen con las normativas de calidad y seguridad. 

En Colombia, dependiendo del tipo de mercancía, estos certificados los suelen otorgar entidades como el ICA o INVIMA para productos perecederos o farmacéuticos, para cada tipo de productos se debe revisar cuál es el tipo de vistos buenos requeridos.

Tener estos documentos en orden no solo facilita el proceso de exportación, sino que también ayuda a evitar retrasos y sanciones en las aduanas.

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Principales riesgos que enfrentan las empresas exportadoras

Las empresas que se dedican a la exportación enfrentan diversos riesgos que pueden afectar su operación. Algunos de los más comunes incluyen:

• Pérdida o daño de la mercancía: Durante el transporte, los productos pueden sufrir daños o incluso perderse, lo que puede resultar en pérdidas económicas significativas.
• Retrasos en la entrega: Factores como condiciones climáticas adversas, problemas logísticos o trámites aduaneros pueden causar retrasos en la entrega de la mercancía.
• Riesgo de Tránsito: Los tránsitos del transporte por terceros países cada vez son más rigurosos. Los despachos pueden llegar a puertos de tránsito aún sin haber sido planeados por el naviero y en muchos casos, tendrá que cumplir con los requerimientos de tales países.
• Fluctuaciones en el tipo de cambio: Las variaciones en el valor de las divisas pueden impactar el costo final de los productos exportados.
• Cumplimiento normativo: No cumplir con las regulaciones locales e internacionales puede resultar en sanciones o la prohibición de exportar ciertos productos.
• Riesgos políticos y económicos: Cambios en la política de un país o inestabilidad económica pueden afectar las operaciones de exportación.

Identificar y gestionar estos riesgos es esencial para garantizar la continuidad del negocio y la satisfacción del cliente.

Buenas prácticas logísticas para un proceso exitoso en empresas exportadoras

Implementar buenas prácticas logísticas es clave para optimizar el proceso de exportación. Las más relevantes pueden ser:

• Negocie documentos: No solo precio, calidades y cantidad y lugares de entrega: negociar los documentos con su cliente es un determinador de calidad en la operación y reduce riesgo.
• Considere el riesgo de “blank sailing” (viajes cancelados por parte de los navieros): Esto tiene un impacto en sus responsabilidades de entrega (Incoterms), piense en exportaciones por varios puertos y con varias alianzas navieras.
• Exposición cambiaria: Considere las cuentas compensadas en el exterior para control de la exposición cambiaria.
• Emita documentos electrónicos: Negocie cuáles documentos podrán emitirse electrónicamente y use plataformas de administración de documentos con firmas digitales autenticadas, ojalá basadas en tecnologías blockchain.
• Considere la volatilidad de los fletes: En la vida moderna, los fletes son muy volátiles. Háblelos en la negociación, para ello revise los 11 términos de entrega Incoterms en su versión 2020.
• Analice quién pagará las “moras”: El llenado de contenedores, ni su administración están al alcance de sus términos de negociación. Límite bien estos alcances en el contrato de compra venta internacional.

Estas prácticas no solo mejoran la eficiencia operativa, sino que también contribuyen a la satisfacción del cliente mientras reduce sus riesgos logísticos.

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Checklist de trámites aduaneros y requisitos legales

Antes de realizar una exportación, es importante cumplir con los trámites aduaneros y requisitos legales. Este es un checklist que puede ser útil:

• Indispensables: Estar registrado ante la DIAN con la clasificación arancelaria de los productos. Verificar que cumplan con las normas de calidad y seguridad del país de destino, tener la documentación en orden, pagar los aranceles correspondientes y estar preparado para una posible inspección aduanera.

• Simule las operaciones: Envíe a su cliente un modelo de contrato, factura, packing list, documento de embarque, certificado de origen en calidad de simulación y prueba. Pida validar cada uno de ellos.
• Investigue su producto en destino: Averigüe los requisitos de su posición arancelaria en destino y asegúrese de darle claridad a sus clientes sobre ellos. Los errores en lugares de destino por falta de documentación, aunque no sean de su tenor, le generará fricciones en el negocio.
• Emita facturas proforma: Antes de emitir sus facturas para pagos anticipados, emita facturas proformas que permitan a su cliente aprobar o hacer cambios antes de cerrar el negocio.
• Tenga poderes: Pida a su agente de aduanas que lo habilite y registre en varios puertos y aeropuertos. No se confíe de su operación por un solo lugar.

Cumplir con estos requisitos no solo facilita el proceso de exportación, sino que también ayuda a evitar sanciones y retrasos.

Errores comunes en exportación y cómo evitarlos

Las empresas exportadoras a menudo cometen errores que pueden resultar costosos. Algunos de los errores más comunes incluyen:

• Falta de documentación adecuada: No contar con la documentación necesaria puede causar retrasos y sanciones. Asegúrese de tener todos los documentos requeridos.
• No investigar el mercado: Ignorar las particularidades del mercado de destino puede llevar a decisiones equivocadas. Realice un estudio de mercado antes de exportar.
• Subestimar los costos: No considerar todos los costos asociados a la exportación puede afectar la rentabilidad. Haga un análisis detallado de los costos.
• No cumplir con las normativas: Ignorar las regulaciones locales puede resultar en problemas legales. Por esto, es importante que se mantenga informado sobre las normativas del país de destino.
• Mala gestión logística: No planificar adecuadamente el proceso logístico puede causar retrasos y pérdidas. Implemente buenas prácticas logísticas.

Evitar estos errores es fundamental para garantizar el éxito en el proceso de exportación.

Seguro de transporte de mercancía en el comercio exterior

Contar con un seguro de transporte internacional es esencial para proteger la mercancía durante su traslado. En este sentido, el seguro de transporte de mercancía de Seguros Bolívar ofrece una solución integral que incluye cobertura amplia que protege la mercancía contra riesgos como daños, pérdidas y robos durante el transporte.

Así mismo a través de este seguro las empresas acceden al Programa Global de Logística que le ofrece a importadores y exportadores:

• Asesoría especializada: Proporciona acompañamiento a las empresas para prevenir riesgos en la operación de distribución ofreciendo un seguro como lo necesita.
• Campus Logístico: Ofrecemos formación continua a los profesionales en logística, riesgos, comercio exterior y cadena de abastecimiento, lo que contribuye a una gestión más eficiente.

Contar con un seguro adecuado no sólo brinda tranquilidad, sino que también asegura la continuidad del negocio.

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Exporte con el respaldo de Seguros Bolívar

En conclusión, el proceso de exportación puede ser complejo, pero con la documentación adecuada, la gestión de riesgos y un seguro de transporte internacional, las empresas pueden operar con mayor seguridad. 

En Seguros Bolívar, ofrecemos el seguro de transporte de mercancía que contiene el Programa Global de Logística, que no solo asegura su mercancía, sino que también brinda apoyo en la gestión logística. 

¡Tranquilo, nosotros respondemos! Si desea más información sobre cómo podemos ayudarle, no dude en contactarnos.

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